Dokumentu uzglabāšanas kastu apskats: veidi, cenas, priekšrocības un trūkumi

Dokumentu uzglabāšanas kastes palīdz vienlaikus atrisināt vairākas problēmas. Tie ļauj ietaupīt vietu telpā – apjomīgas papīru kaudzes neaizņems vietu uz darbvirsmas vai skapī.

Nepieciešamos dokumentus var viegli atrast speciāli ierādītā un marķētā uzglabāšanas vietā. Tas ietaupa laiku un atrisina haotiski izkaisītu papīra lapu problēmu.

Atliek tikai izvēlēties vajadzīgo kastes veidu dokumentu glabāšanai.

Kāpēc un kādiem nolūkiem tie ir vajadzīgi?

Dokumentu uzglabāšanas kastes veikt vairākas funkcijas vienlaikus:

• ērtas arhivēšanas sistēmas organizēšana - jūs varat atrast nepieciešamos dokumentus pēc iespējas ātrāk;
• vietas taupīšana - kompaktuma dēļ kastes aizņem minimālu vietu;
• papīra aizsardzība pret mehāniskiem bojājumiem, putekļiem un saules stariem;
• palīdzība dokumentu pārvietošanā no vienas vietas uz citu, piemēram, pārceļot biroju.

Priekšrocības un trūkumi

Kastēm papīra uzglabāšanai ir acīmredzamas būtiskas priekšrocības:

1. Kompaktums. Kastes var novietot uz plaukta rindā, sakraut, un dažas šķirnes var salikt glītā struktūrā.
2. Lietošanas ērtums. Marķētas uzglabāšanas kastes novērš nepieciešamību haotiski meklēt nepieciešamos dokumentus.

   Ja vēlaties, varat pasūtīt individuālu izmēru kasti atbilstoši telpu vajadzībām.

   Šīs noliktavas var uzstādīt horizontāli vai vertikāli – ir ērti iegūt nepieciešamos papīrus no jebkuras pozīcijas.

3. Izturība un uzticamība. Īpašais papīra uzglabāšanas dizains neļauj tām deformēties zem citu kastu svara.

Veidi

Visizplatītākās dokumentu glabāšanas vietas ir arhīvu kastes un metāla kastes ar slēdzeni.

Arhīvu kastes

Dažādi pēc dizaina un formas. Klasiskā arhīva kaste ir izgatavota no iesiešanas kartona. Tam ir padziļinājumi rokām, padarot šo glabātuvi ērti pārnēsājamu. Dažiem ir īpašs marķējums iekšpusē uzglabāto papīru uzskaitei.

Arhīvu kastīšu ražošanā tiek izmantots arī plastmasas vai vinila pārklājums, kas imitē ādu. Šo produktu šķirnes var atšķirties atkarībā no tajos uzglabātā papīra veida. Ir šādas kastes:

1. Vertikāli. Šīs pašmontētās kastes ir izgatavotas no gofrētā kartona, pievienojot plastmasu vai vinila vinilu. Tie glabā A4 formāta dokumentus vertikālā stāvoklī. Šāda veida arhīvu kastes parasti sauc par mazām. Tie ir aprīkoti ar veramu vāku, saitēm vai Velcro.
2. Horizontāli. Universāla kaste, kas piemērota gandrīz jebkuram birojam vai arhīvam. Tajā var ievietot ne tikai papīrus, bet arī jebkādas citas lietas, piemēram, biroja piederumus. Šīs uzglabāšanas vienības ir aprīkotas ar slotiem rokturiem, un vāks var būt noņemams vai verams.
3. Caurule. Cilindriskā kaste, ko izmanto, lai ievietotu svarīgus papīrus, kas sarullēti rullī.Caurules izmanto skiču vai rasējumu transportēšanai un uzglabāšanai.

Dzelzs konteiners

Šī ierīce ir sava veida dokumentu seifs. Tas ļauj ērti uzglabāt svarīgus dokumentus birojā un mājās.

Dzelzs velves ir dažādu izmēru: no miniatūrām kastēm līdz pilnvērtīgiem skapjiem ar vairākiem plauktiem.

Bet tie visi ir aprīkoti ar īpašu slēdzeni, kas pasargā seifa saturu no svešiem skatieniem.

Papildu sistēmas

Šīs ierīces diez vai var saukt par pilnvērtīgām kastēm, taču tās bieži izmanto arī kā dokumentu glabātuvi.

Organizatora stendi

Viens no vienkāršākajiem un budžetam draudzīgākajiem veidiem, kā uzglabāt svarīgus dokumentus mājās un birojā.. Organizatoru statīvi ir ērti gan atvērtu plauktu, gan slēgtu skapju piepildīšanai. Plusi: atveriet krātuves daļu - jūs varat viegli redzēt mapi ar nepieciešamajiem papīriem. Varat arī pielīmēt birku organizatoram.

Korespondences paplātes

Šis glītais piederums aktuālās korespondences un dokumentu glabāšanai lieliski iederēsies jūsu mājas vai biroja interjerā. Organiski izskatās uz rakstāmgalda vai atvērtiem plauktu plauktiem.

Failu mapes

Tajos var ievietot dažāda satura un formāta dokumentus. Failu mapes nodrošina ātru piekļuvi saturam. Šādas krātuves ir ļoti ērtas klientu datu bāzes uzturēšanai un karšu failu izveidei.

Ir divi galvenie failu mapju veidi:

1. Prezentācijai. Tie izskatās ļoti reprezentatīvi, izgatavoti no augstas kvalitātes ādas vai plastmasas. Tos izmanto produktu prezentācijas vai biznesa sarunu procesā.
2. Reģistratūras. Izgatavots no plastmasas vai ļoti bieza kartona. Šīs mapes tiek izmantotas, lai tieši uzglabātu dokumentus.

Produktu izmaksas

Dokumentu uzglabāšanas cenas atšķiras atkarībā no produkta veida:

• paplātes sarakstei - 500-1500 rubļi;
• failu mapes - 50-200 rubļi;
• organizatoru stendi - 100-200 rubļi, rakstītāji, 300-500 - mapes prezentācijām;
• arhīva kastes - 50-500 rubļi;
• metāla seifi - 5000-20000 rubļu.

Ieteikumi atlasei

Pirms iegādāties šo vai citu ierīci svarīgu papīru glabāšanai, ir lietderīgi apsvērt vairākus punktus:

1. Produkta materiāls. Kartons, metāls, plastmasa vai dzelzs – uzglabāšanas veids ir piemērots konkrētajam telpas interjeram.
2. Dokumentu kustības biežums. Ja kastē vai organizatorā glabātie papīri ir bieži jāizņem, labāk ir iegādāties vieglu izstrādājumu. Derēs organizatora stends, failu mape vai neliela arhīva kastīte no plastmasas vai kartona. Arhīvu un citas dokumentācijas glabāšanai, kam nav nepieciešama bieža apskate, ir piemērotas lielas arhīvu kastes vai metāla seifi.
3. Saglabāto dokumentu apjoms. Lai saglabātu pašreizējo korespondenci un papīrus, kas pēc tam tiek iznīcināti, pietiek ar daudzlīmeņu paplātes iegādi. Organizatora statīvs un failu mape ir ērta dokumentu glabāšanai, taču šajās ierīcēs būs tikai noteikts skaits to. Arhīva kastes un dzelzs kastes ar vairākiem plauktiem ir piemērotas liela apjoma papīru uzglabāšanai.
4. Konfidencialitāte. Vērtspapīrus, kurus var redzēt tikai to īpašnieks vai uzņēmuma vadītājs, vislabāk glabāt seifā vai futrālī ar slēdzeni.Dokumentiem, kas ir brīvi pieejami, ir piemēroti visi citi uzglabāšanas veidi.

Kā to var izmantot?

Šo produktu galvenā funkcija ir dokumentu organizēšana un transportēšana. Bet tos var izmantot citiem mērķiem, nevis paredzētajiem mērķiem, lai uzglabātu un pārvietotu šādus priekšmetus:

• biroji;
• lasīti žurnāli vai grāmatas;
• bērnu rotaļlietas;
• sezonas apģērbi.

Video par raksta tēmu

Kā ar savām rokām izveidot organizatoru dokumentu glabāšanai, video instrukcijas:

Secinājums

Dokumentu uzglabāšanas kastes ir ērta ierīce svarīgu papīru kārtošanai mājās un birojā. Šādas glabātuves ir daudz veidu – no organizatoru stenda līdz masīvam dzelzs seifam ar slēdzeni. Izvēloties kastīti, jākoncentrējas uz glabājamo papīru apjomu, produkta svaru un satura glabāšanas ilgumu.